Die Scrum-Methode

Jeff Sutherland und Ken Schwaber haben in den frühen 90ern auf dieser Grundlage das Wort Scrum in der Business Welt implementiert und damit eine agile Arbeitsmethode des Projektmanagements entwickelt.  

Letztendlich basiert Scrum aber natürlich nicht auf einen Begriff aus dem Rugby, sondern auf die Theorie der empirischen Prozesssteuerung. Wissen entsteht durch Erfahrungen und Entscheidungen, die auf Grundlagen von Fakten getroffen werden.  

Aber wie genau funktioniert Scrum im Arbeitsalltag? 

Bei Scrum geht es vor allem darum, die Arbeit zu organisieren. Dies findet in sogenannten Sprints statt. Ein Sprint stellt eine Zeitspanne dar – meistens umfasst diese zwei bis vier Wochen – in welcher zuvor festgelegte Ziele erreicht werden sollen. 

Die Sprints müssen geplant, durchgeführt und anschließend gemeinsam im Team besprochen werden. Zu einem Sprint gehören also die Planung, tägliche Meetings, das Review und die Retrospektive. Was genau hinter diesen Begriffen steckt, haben wir nachfolgend für Dich zusammengefasst. 

Sprint Planung 

Am Anfang eines Sprints werden Ziele festgelegt, auf die im Laufe des Sprints hingearbeitet werden soll. Dafür sind selbstverständlich Aufgaben nötig. Diese werden vorab festgelegt und im Team verteilt. Dabei wird immer darauf geachtet, welches Mitglied mit seinen Skills für eine bestimmte Aufgabe am besten passt, um die größtmögliche Arbeitseffizienz zu erreichen. 

Aufgaben bzw. Teilaufgaben werden auf Tickets dargestellt, um den Überblick zu behalten. Jedes Teammitglied hat auf alle Tickets Zugriff, sodass ein hohes Maß an Transparenz gewährleistet wird.  

Sprints können mithilfe von verschiedensten Tools geplant, organisiert und durchgeführt werden.  

Tägliche Meetings 

Um den Überblick noch besser zu behalten, wird ein tägliches Meeting innerhalb der Teams abgehalten. Dieses wird meist Daily oder Stand-Up genannt. Jedes Teammitglied geht im Laufe des Meetings durch seine gestrigen Aufgaben und die für den aktuellen Tag geplanten. In diesem Meeting werden auch Probleme angesprochen sowie Erfahrungen geteilt. Meist werden dabei die Tickets gezeigt, auf denen die angesprochenen Aufgaben erfasst sind. So erhalten alle Teammitglieder gleichzeitig einen Überblick darüber, was aktuell besprochen wird. 

Sprint Review 

Ein Sprint Review findet am Ende eines Sprints statt. Im Review werden die im Sprint erledigten Aufgaben im gesamten Team vorgestellt und besprochen. Möglicherweise werden hier auch Aufgaben festgestellt, die im Laufe des Sprints nicht erledigt werden konnten und/oder neue Aufgaben für den nächsten Sprint identifiziert.  

Sprint Retrospektive  

Neben dem Review gibt es am Ende eines Sprints auch die Retrospektive. Hier werden die sozialen Aspekte eines abgeschlossenen Sprints besprochen. Wie lief die Zusammenarbeit? Welche Probleme müssen behoben werden? Wie liefen die Absprachen untereinander?   

Für eine Retrospektive gibt es mehrere Methoden. Oft wird allerdings die Start-Stop-Continue-Methode durchgesprochen. Dabei wird besprochen, welche Konzepte neu begonnen werden, welche beendet oder in zukünftigen Sprints weiter Bestand haben sollen. 

Welche Rollen müssen verteilt werden?  

In der Scrum -Methode gibt es drei verschiedene Rollen. Die Rollen umfassen verschiedene Aufgaben und Verantwortlichkeiten. 

Der Product Owner ist die Schnittstelle zwischen den diversen Stakeholdern. Er spricht sich mit den Kunden ab, identifiziert Probleme und erstellt darauf aufbauend Aufgaben und ordnet diese den passendsten Teams zu. Somit trägt der Product Owner die größte Verantwortung. Im Idealfall gibt es nur einen Product Owner pro Projekt, damit es bei Problemen immer nur eine zentrale Anlaufstelle gibt und Anweisungen nur von einer Person kommen.  

Der sogenannte Scrum Master kann als der Teamführer angesehen werden. Anhand der, von dem Produt Owner, vorgegebenen Aufgaben bilden sich einzelne Teams. Diese werden von einem Scrum Master geleitet. Die Aufgaben eines Scrum Masters liegen darin, optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen, das Team zu koordinieren und im regelmäßigen Austausch mit dem Product Owner zu sein.  

Die restlichen beteiligten eines Projektes sind die Teammitglieder. Sie bilden somit die dritte und letzte Gruppe. Ihre Tätigkeiten bestehen darin, die vom Product Owner vorgegebenen Aufgaben zu bearbeiten. Die Aufgaben werden innerhalb des Teams anhand der jeweiligen Skills selbstständig verteilt. Innerhalb des Teams befinden sich alle Mitglieder auf derselben Hierarchieebene und haben alle verschiedene Verantwortungsbereiche. Durch diese Struktur wird ein sehr individuelles und flexibles Arbeiten ermöglicht.  

Das Einsetzen der Scrum-Methode bringt viele Vorteile mit sich  

• Das Risiko wird minimiert, da eine stetige Kommunikation untereinander herrscht. Somit werden Risiken direkt erkannt und es kann ein schneller Lösungsansatz gefunden werden. 
• Transparenz wird durch die Dailys gewährleistet. Jeder im Team wird täglich auf den neusten Stand gebracht und Unklarheiten werden schnell aus dem Weg geräumt. 
• Die Verantwortung wird auf alle Teammitgliedern verteilt.  
• Die Kommunikation wird gestärkt. Durch die vielen Absprachen und die kurzen Kommunikationswege besteht ein regelmäßiger und effizienter Austausch untereinander.
• Eine erhöhte Flexibilität wird durch das Aufteilen der Aufgaben gewährleistet. So können Änderungen in den Aufgaben für den nächsten Sprint früh erkannt und durchgeführt werden. 
  
  

Wer A sagt muss auch B sagen: Die Nachteile von Scrum  

• Es gibt einen hohen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand aufgrund der vielen Meetings und Absprachen innerhalb eines Teams.  
• Tunnelblickgefahr! In einem Sprint ist ein klarer Fokus auf x bestimmten Aufgaben. Oft können dadurch andere, wichtige Themen vergessen werden. 
• Zeitverlust bei zu defensiver Sprintplanung. Werden in einem Sprint demnach zu wenige Teilaufgaben geplant, zieht sich die Fertigstellung der großen Aufgabe deutlich in die Länge.  
  
  

Und wie setzen wir bei FoxBase die Scrum-Methode im Alltag ein? 

1:1 wie aus dem Lehrbuch schonmal nicht. Wir haben herausgefunden, dass der Einsatz von Teilbereichen aus Scrum sehr sinnvoll und hilfreich ist, aber wir nicht alle Elemente einsetzen können und wollen.  

So haben wir bspw. keinen festgelegten Product Owner pro Team und auch nicht in allen Teams einen Scrum Master. Oft ergibt sich der Team Lead anhand seiner Tätigkeit als natürlicher Scrum Master und legt auch die Aufgaben für die restlichen Teammitgliedern an, obwohl dies eigentlich die Tätigkeit des Product Owners wäre. Allerdings gibt es auch Teams, wo jedes Teammitglied dafür zuständig ist, seinen eigenen Sprint mit Aufgaben zu füllen. Diese Aufgaben werden dann mit den restlichen Teammitgliedern besprochen und auf ihre Vollständigkeit hin überprüft.  

Auch sind nicht alle Aufgaben in unseren Sprints Teilaufgaben einer größeren Aufgabe oder eines Projektes, sondern lediglich Kleinigkeiten, die auch erledigt werden müssen.  

Unsere Sprints sind immer drei Wochen lang, fangen mit einem Planungsmeeting an und enden mit einer Kombination aus einem Review und Retrospektive-Meeting. Also folgen wir in der Hinsicht ja doch den Spielregeln. 😉  

Wir verbinden Scrum auch mit unseren festgelegten OKRs und nutzen dazu das Tool Trello oder Gitlab, um die Aufgaben festzuhalten.  

Nochmal kurz zusammengefasst: Was ist Scrum? 

• Scrum ist eine agile Arbeitsmethode, die vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt wird.  
• Ein großer Teil von Scrum sind die sogenannten Sprints, welche meist zwei bis vier Wochen dauern. 
• Scrum besteht aus mehreren Elementen und Meetings. 
• Bei Scrum gibt es festgelegte Rollen. Diese sind der Product Owner, Scrum Master und die restlichen Teammitglieder. 
• Ziel beim Einsatz ist es, die Arbeit zu organisieren und ein hohes Maß an Flexibilität und Freiraum gewährleisten zu können.