Was ist Holacracy und wie funktioniert es?
Holacracy, oder zu Deutsch „Holakratie“, beschreibt ein Konzept für eine möglichst agile Organisation von Unternehmen und ihren Projekten. Eingeführt wurde der Begriff erstmals 2007 durch Brian Robertson, dem Gründer von Ternary Software. Er entwickelte Holacracy in seinem eigenen Unternehmen und wandte es selbst erfolgreich an. Holacracy kann ab zwei Teammitgliedern angewandt werden und eignet sich grundsätzlich für alle Branchen.
Besonders macht das Konzept die neue Definition von Hierarchien, Aufgabenverteilungen und Entscheidungen. Der Fokus liegt nämlich auf flachen bis nicht vorhandenen Hierarchien, sodass sich alle Teammitglieder auf direkter Augenhöhe begegnen. Wichtige Entscheidungen, die das Unternehmen betreffen, werden nicht durch einen Geschäftsführer oder Manager, sondern durch die Mitarbeiter getroffen. Traditionelle Management-Hierarchien werden also durch sich selbst organisierende Teams ersetzt.
Um diese Form der Selbstorganisation erfolgreich umsetzen zu können, sind im Vorfeld klar definierte Regeln und Vorgaben notwendig, um die Unternehmensziele konsequent nachzuverfolgen und zu erreichen. Die Betonung liegt dabei auf dem Vertrauen und der Eigenverantwortung der Mitarbeiter innerhalb des Teams. Dabei wird je nach Projekt in verschieden umfangreiche Rollen und darauf aufbauende Kreise unterschieden. (Wie sich diese zusammensetzen, erklären wir Dir weiter unten 😉)
Was ist wichtig?
1. Traditionelle Hierarchien durch Rollen und Kreise ersetzen
Die bisherigen, hierarchischen Strukturen werden durch definierte Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche von Arbeiten bzw. Aufgaben ersetzt.
Die Arbeit innerhalb eines Projekts bzw. Unternehmens wird dabei in verschiedene Rollen, statt der sonst üblichen Positionen und Stellenbeschreibungen, aufgeteilt. Jede Rolle verfolgt einen bestimmten Zweck, der sich wiederum an den Zielen des Unternehmens ausrichtet. Definiert werden Ziele und Rollen in der Holacracy über festgelegte Verantwortlichkeiten und die Mitarbeiter, die diese Rollen innehaben. Dabei kann ein Teammitglied verschiedene Rollen gleichzeitig einnehmen und ausüben.
Die Teammitglieder in ihren jeweiligen Rollen besitzen dabei die Berechtigung, über materielle Ressourcen, finanzielle Fragen oder andere Bereiche ihres jeweiligen Arbeitsbereiches zu entscheiden. Wichtig ist, dass die Rollenbeschreibungen flexibel und veränderbar bleiben. Hierzu werden sie regelmäßig durch die sogenannten Kreise neu definiert und angepasst. Die einzelnen Kreise (oder: Teams) entstehen aus den jeweils zusammengehörigen Rollen und ähneln dem bekannten Arbeitsteam. Ein Kreis kann dabei aus zwei Mitarbeitern oder auch aus zehn bestehen.
Kreise organisieren sich ebenfalls weitestgehend selbst: sie schaffen Rollen ab, die sie für einen Prozess nicht mehr benötigen, entwickeln sich weiter, indem sie neue Rollen schaffen, oder die Definitionen und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Rollen ändern. Da die Rollen unabhängig von den später ausführenden Mitarbeitern des Unternehmens festgelegt werden, ist eine bedarfsgerechte Aufteilung jederzeit neu möglich.
2. Unterscheidung in operative Treffen und Steuerungstreffen
Um gemeinsame Treffen und den damit verbundenen Austausch so effizient und gleichzeitig transparent wie möglich zu halten, ist eine klare Trennung zwischen sogenannten operativen Treffen und Steuerungstreffen notwendig.
Operative Treffen dienen der allgemeinen Reflexion des Arbeitsalltags und den damit verbundenen Aufgaben. Die Rolleninhaber bringen sich auf den neusten Stand, prüfen den Fortschritt von laufenden Projekten sowie die dabei unter Umständen entstandenen Probleme und tauschen sich hinsichtlich neuer oder anders zu priorisierender Projekte aus. Rolleninhaber sind die Mitglieder eines Kreises und vertreten ihre jeweilige Rolle. Dies geschieht jedoch ebenfalls auf Augenhöhe, sodass es auch hier keinen Vorgesetzten oder Leiter der Rollen gibt.
Steuerungstreffen hingegen dienen der Regelung von Zuständigkeiten sowie Entscheidungen innerhalb eines Kreises. Hierbei werden auch derzeitige Arbeitsabläufe, Strukturen und Rollen innerhalb des Kreises weiterentwickelt und angepasst
Diese Entscheidungen dynamisch zu verfolgen und zu steuern ist ein wichtiger Faktor. Um den bestmöglichen Erfolg für das Unternehmen zu erhalten, müssen Elemente der Projekte jederzeit geändert bzw. angepasst werden, sofern sie sich in der Praxis nicht bewehren konnten.
3. Klare Kommunikation und größtmögliche Transparenz
Zwischen den verschiedenen Kreisen und Rollen muss als Basis eine jederzeit klare und transparente Kommunikation stattfinden. Um gemeinsam an Problemen zu arbeiten oder sich gegenseitig Feedback zu geben, kann auf das sogenannte Double-Linking zurückgegriffen werden.
Beim Double-Linking werden Informationen, Feedback oder andere relevante Gespräche nicht im klassischen Sinne von oben nach unten durchgegeben, sondern vor allem zwischen allen Mitarbeitern und betroffenen Personen eines Kreises bzw. Projekts ausgetauscht.
Zu beachten ist, dass gerade bei dieser sehr offenen Kommunikationsform kein Konsens bezüglich verschiedener Entscheidungen herrschen muss. Meinungen oder Befürchtungen einzelner Teammitglieder reichen nicht aus, um ein bereits in die Wege geleitetes Vorhaben oder einen Vorgang innerhalb eines Projektes grundsätzlich zu stoppen. Erst mit fundamental begründeten Einwänden und Nachweisen für einen sicher entstehenden Schaden durch eine Maßnahme kann diese vollständig angehalten werden.
Vorteile von Holacracy
Das Konzept Holacracy bringt verschiedene Vorteile für das gesamte Unternehmen mit sich:
- Höhere Motivation durch mehr Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter im Arbeitsprozess. So erhält jeder die Chance, Veränderungen anstoßen zu können.
- Mitarbeiter werden gefördert und gefordert. Damit steigt die Effizienz insgesamt an.
- Entlastung der zentralen Koordination von Management oder Geschäftsleiter.
- Blockaden oder Probleme in Projekten können zeitnah aufgelöst werden, indem sich das Team eines Kreises gegenseitig reguliert und unterstützt. Durch verbindliche Absprachen und klar kommunizierte Regeln können Aufgaben frist- und bedarfsgerecht erledigt werden.
- Möglichkeit einer kontinuierlichen Weiterentwicklung und Anpassung der Arbeitsorganisation an neue Gegebenheiten und Ansprüche von außen, indem die verschiedenen Rolleninhaber über die nächsten Schritte entscheiden und nicht ein Vorgesetzter oder Geschäftsführer. Die Organisationsentwicklung wird damit deutlich agiler gestaltet.
Herausforderungen von Holacracy
Neben der vielen Vorteile von Holacracy gibt es jedoch auch neue Herausforderungen durch die veränderten Arbeitsstrukturen:
- Zahlreiche Regeln bilden die Grundlage für die freien und flachen Strukturen der Holacracy.
- Das Konzept ist zwar für alle Branchen, aber nicht für alle Unternehmen geeignet. Die Einführung und Umsetzung von Holacracy gilt als sehr komplex, sodass eine kompetente Einführung zwingend notwendig ist.
- Gerade börsenorientierte Unternehmen haben oft eine Reporting-Struktur (Notwendigkeit der Berichterstattung), die sich nicht einfach in Rollen und Kreise ohne Hierarchien aufbrechen lässt.
- Die Gefahr der informellen Hierarchie ist trotz aller Offenheit gerade zu Beginn der Einführung häufig noch gegeben.
Fazit
Holacracy bildet insgesamt einen sehr spannenden und vor allem modernen Ansatz agiler Organisationsformen. Das Konzept ist jedoch nicht für alle Unternehmen und Organisationen gleichermaßen geeignet, da sowohl die Einführung als auch Einhaltung der Regeln sehr komplex ausfallen kann. Hier kann jedoch durch die Einführung von Teilbereichen der Holacracy Abhilfe geschafft werden, etwa eine schnellere Reaktion auf Veränderungen durch die Erstellung von Kreisen oder kürzere Instanzenwege. So erhalten einzelne Mitarbeiter mehr Verantwortung und Entscheidungsmöglichkeiten, ohne zunächst auf das Go ihrer Vorgesetzten warten zu müssen.
Und, könntest Du Dir Holacracy in Deinem Unternehmen vorstellen?