Digital Workplace, Arbeit 4.0, Smart Workplaces – die Liste der Synonyme für den modernen Arbeitsplatz ist lang. Denn spätestens mit Beginn der Corona-Pandemie 2020 wurde vielen Unternehmen und Branchen klar, dass es eine Modernisierung der derzeitigen Arbeitsplätze benötigt. Die digitale Transformation ist zwangsläufig und aus der Not heraus beschleunigt worden und geblieben.
Inhaltsverzeichnis
In vielen Unternehmen stellte sich heraus, dass es gar nicht so einfach ist, die Wünsche der Mitarbeiter mit der angestrebten Digitalisierungsstrategie in Einklang zu bringen. Was hat es also mit Smart Workplaces und New Work im Jahr 2022 auf sich?
Was sind Smart Workplaces?
Ein Smart Workplace ist der Arbeitsplatz der Zukunft. Neue Technologien ermöglichen es, schneller und flexibler arbeiten zu können. Ein Smart Workplace geht auf die Diversität von Arbeitnehmern und Branchen ein und bietet einen Arbeitsplatz, der zu den individuellen Bedürfnissen passt.
Doch wieso ändern sich die Anforderungen an Arbeitsplätze stetig? Grund dafür sind technologische, gesellschaftliche und wirtschaftliche Faktoren und Entwicklungen, die auf bekannte Arbeitsmodelle einwirken und diese beeinflussen. Das klassische 9-to-5-Arbeitsmodell ist in vielen Branchen längst überholt.
Auch für die Mitarbeiter entwickeln sich neue Lebenslagen und Bedürfnisse, sodass alte Arbeitsplatzmodelle vielfach nicht mehr zeitgemäß sind. Für viele Arbeitnehmer werden vier Kriterien immer wichtiger: Selbstmanagement, Selbstvertrauen, Selbstdisziplin und Selbstentfaltung.
Die Work-Life-Balance ändert sich laufend und mit ihr auch die Anforderungen an Tools und Maßnahmen. Diese sollen die jeweiligen Tätigkeiten und Aufgaben der Mitarbeiter sowohl zeitlich als auch räumlich flexibel gestalten. Individualität und Flexibilität stehen hierbei somit an aller erster Stelle.
Aktueller Stand – Wie sieht’s in Deutschland aus?
Die IDG veröffentlichte 2020 eine Studie zu Smart Workplaces und betrachtete dabei unter anderem den aktuellen Stand in Deutschland. Es stellte sich heraus, dass sich vor allem die Einstellungen der Arbeitnehmer und Führungskräfte gegenüber Homeoffice zum Positiven verändert haben. Telefon und E-Mail gelten hierbei als die wichtigsten Werkzeuge im Arbeitsalltag, auf die nicht verzichtet werden kann. Den digitalen Arbeitsplatz prägen sowohl Zentralität als auch räumliche und zeitliche Flexibilität. Die Relevanz ist hoch und wird mit jeder neuen Möglichkeit der Nutzung weiter zunehmen.
Die Nutzung digitaler Tools und Methoden ist nicht fremd, der großflächige Trend hin zu Smart Workplaces ist jedoch noch nicht bei allen Unternehmen angekommen. Die IDG stellte fest, dass viele Arbeitnehmer sich stark für eine Umstellung auf New Work aussprechen. Gründe hierfür seien flexiblere Arbeitszeitmodelle und ein weitestgehend standortunabhängiger Datenzugriff, der Wunsch nach einem Umdenken bisheriger Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit, häufiger ins Homeoffice oder Remote-Work zu wechseln.
Die Realität zeigt jedoch, dass die Umsetzung von Smart Workplaces in Deutschland nicht in dem gewünschten Umfang eingetreten ist. Viele Arbeitnehmer empfinden ihren Arbeitsplatz aufgrund fehlender technischer Ausstattung oder mangelnder IT-Möglichkeiten als unmodern und nicht zeitgemäß. Eine unternehmensweite Digitalisierung ist somit in Deutschland seltener gegeben, stellt jedoch mitunter eine Voraussetzung für Smart Workplaces dar.
Voraussetzungen für Smart Workplaces
Neben einer Digitalisierung des Unternehmens gibt es einige weitere Punkte, die als Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung und Einführung von Smart Workplaces gelten.
Eine grundlegende digitale Infrastruktur sowie der Ausbau digitaler Skills der Mitarbeiter (und der Führungskräfte) eines Unternehmens sind wesentliche Faktoren im Bereich von New Work. Digitale Endgeräte müssen sowohl mit der Standart-Software des Unternehmens als auch miteinander und den Menschen, die sie bedienen, kommunizieren können. Mitarbeiter sollen so in ihren Arbeitsabläufen unterstützt und entlastet werden, anstatt neue Hürden durch unpraktische Technik aufzubauen.
In diesem Zusammenhang fällt gerne das Stichwort “Automatisierung”, welches ein wesentlicher Aspekt in der modernen Arbeitswelt geworden ist. Aus finanziellen Gründen und hinsichtlich des Zeitmanagements der Mitarbeiter bietet sich hier die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu beschleunigen.
Wichtig ist und bleibt: Im digitalen Wandel sollten die Mitarbeiter berücksichtigt werden. Denn sie tragen die Unternehmenswerte und -prozesse nach außen und sollten für eine digitale Umstellung sensibilisiert, interessiert und geschult werden.
Vorteile von Smart Workplaces
Neue Arbeitsplatzmodelle bieten verschiedene Vorteile, die sich nicht nur positiv auf das Unternehmen, sondern auch die Mitarbeiter auswirken können.
Smart Workplaces bieten:
- Mobilität
- Zeitersparnis
- Individualität
- zeitliche und örtliche Ungebundenheit
- einen Erfolgsfaktor beim Recruiting
- eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und –zufriedenheit
- mehr Freiraum für Potenziale durch Automatisierung
- Kosteneinsparungen
Wie erfolgreich und gewinnbringend die Umsetzung von Smart Workplaces ist, hängt natürlich im Wesentlichen von dem jeweiligen Unternehmen und Unternehmenskontext ab.
Herausforderungen von Smart Workplaces
Der digitale Wandel mitsamt Smart Workplaces bietet erkennbar viele Vorteile. In einigen Fällen sehen sich Unternehmen jedoch neuen Herausforderungen von New Work gegenübergestellt.
Die neue Freiheit und zunehmende Individualität von Mitarbeitern werden positiv angenommen, bedeutet im Umkehrschluss jedoch auch die größere Notwendigkeit von Offenheit und Vertrauen von Seiten des Unternehmens. Die Kombination verschiedener Modelle von Smart Workplaces und New Work spielt hierbei die entscheidende Rolle, sodass sowohl auf Seiten der Mitarbeiter als auch des Unternehmens ausreichend Transparenz herrscht.
Auch müssen die steigende Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter individuell und vor allem generationenabhängig betrachtet werden. Weniger technik-affine Mitarbeiter müssen in die neuen Prozesse eingebunden und bei der Umstellung berücksichtigt werden. Die große Herausforderung liegt also darin, die verschiedenen Generationen und Einstellungen der Mitarbeiter in einem heterogenen Team zusammenzubringen und daraufhin die digitale Strategie entsprechend anzupassen.
Nochmal zusammengefasst
- Von Smart Workplaces und New Work profitieren Kommunikation, Zusammenarbeit, Kundenzufriedenheit, Unternehmenskultur sowie Flexibilität, Agilität und Produktivität in einem Unternehmen.
- Smart Workplaces sind Erfolgsgaranten im Recruiting und helfen dabei, den Anreiz zu erhöhen und Young Professionals für das Unternehmen zu begeistern.
- Bedeutung von Smart Workplaces wird zukünftig noch weiter ansteigen und vor allem für Fach- und Führungskräfte immer wichtiger.
- Der Fokus liegt auf Homeoffice und Remote Work mit deutlich mehr Flexibilität, Mobilität, Selbstbestimmung und einer besseren Work-Life-Balance.
Und, haben Smart Workplaces auch in Deinem Unternehmen schon Einzug gehalten?